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Büromaterial im Shared Office teilen
Alles was man im Büro so braucht - praktischerweise teilen
Immer mehr freiberuflich Tätige nutzen sogenannte Shared Offices. Das sind Büroräumlichkeiten, die sich verschiedene Menschen teilen. Bezüglich der Miete und den Unterhaltskosten ist das im Vergleich zur Einzelmietung eines Büros in der Regel wesentlich billiger. Gleichzeitig haben Freiberufler damit einen Arbeitsplatz außer Haus und können so Geschäftliches und Privates besser trennen.
Bürogeräte gemeinschaftlich nutzen
Neben Vorteilen bei Shared Offices hinsichtlich des Mietpreises und Nebenkosten wie zum Beispiel für Telefon und Internet sowie Strom, Heizung und Wasser gibt es noch zahlreiche weitere Einsparmöglichkeiten. Inwieweit diese realisiert werden, hängt vom Konzept des Shared Office ab, die zum Teil zentral verwaltet oder als Kollektiv organisiert werden. Bestenfalls wird kostspieliger Bürobedarf wie Kopierer von der Verwaltung zur Verfügung gestellt oder gemeinschaftlich angeschafft.
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Solche Geräte sind nämlich einerseits mit hohen Investitionskosten verbunden und werden andererseits von Einzelnen meist nicht ansatzweise ausgelastet. Eine gemeinsame Nutzung bietet sich nachgerade an. Das Gleiche gilt für Gerätschaften, die nicht ganz so teuer sind: Werden Gegenstände wie Laminiermaschinen, spezielle Versandtaschen, Flipcharts oder Bindegeräte nicht von einer Person regelmäßig gebraucht, was selten der Fall sein dürfte, kann auch hier ein gemeinsamer Pool organisiert werden. Diese kleinen Geräte kosten zwar jeweils für sich nicht sonderlich viel Geld, aber in der Summe ergibt sich ein erklecklicher Betrag. Zumal bedacht werden muss, dass es sich bei vielen Freiberuflern nicht um Spitzenverdiener handelt.
Bürobedarf gesammelt bestellen und von Mengenrabatten profitieren
Empfehlenswert ist zudem, auch Bürobedarf mit geringen Produktwerten zusammen zu bestellen. Zum einen können mit solchen Sammelbestellungen Portokosten gespart werden. Zum anderen werden damit Stückzahlen erreicht, mit denen man auch bei Großhändlern einkaufen kann und mit denen man oftmals in den Genuss von Mengenrabatten kommt. Für eine solche Bestellung sollte sich ein Einzelner verantwortlich zeichnen, der diese in regelmäßigen Abständen tätigt und den anderen zur Mitbestellung immer eine bestimmte Frist setzt. Ratsam ist es, den Bürobedarf konsequent beim selben Händler zu ordern. Auf diese Weise wissen alle anderen, mit was sie zu rechnen haben und vor allem welchen Webshop oder welchen Katalog sie nach gewünschten Materialien durchsuchen können.
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