Die perfekte Präsentation
Das Wichtigste: der rote Faden in einer fesselnden Präsentation
Feuchte Hände, kalter Schweiß auf der Stirn und Angstzustände. Das sind die Gefühle vor dem anstehenden Präsentationstermin. Eine ganze Branche dreht sich um das nötige und passende Zubehör für Ihre Präsentation. Stifte, Marker, Clipboard,... an alles will gedacht sein. Der Fachbegriff hierfür lautet Präsentationsbedarf.
Das muss aber nicht sein! Mit der Beherzigung vorliegender praxiserprobter Ratschläge und Empfehlungen sollte jede Präsentation gelingen:
Die Präsentation soll wie ein Projekt mit Phasen, Meilensteinen, Ergebnis und Controlling angelegt sein. Die vier Phasen einer Präsentation sind: Vorphase oder Vorbereitung, Haupthase mit Ergebnis und Meilenstein der Präsentation im engeren Sinn, Nachphase oder Nachfassen und schließlich Controlling der Präsentation. Genauso ist vorliegende kleine Fibel unterteilt.
Der „rote Faden“
Das wichtigste in der Vorphase ist einen „roten Faden“ in der Präsentation zu legen. Eine perfekte Präsentation fällt oder steht damit also, wie gut sie strukturiert ist; ein kurzer Vorgriff auf die Hauptphase: Diese Systematik oder Inhaltsangabe mit den wichtigsten Themen soll und kann für alle Teilnehmer gut leserlich mit einem Beamer auf eine Wand projiziert werden; diese Agenda sollte vorab mit E-Mail an potenzielle Teilnehmer verschickt werden und klären, ob ein wichtiger Punkt auf der Agenda vergessen wurde und so können sie auf die Präsentation aufmerksam gemacht und gegebenenfalls neugierig gemacht werden.
Telefonisches Nachfassen
Ein telefonisches Nachfassen , ob sie auch kommen werden, steigert nicht nur ihr Selbstwertgefühl, sondern der vielfach gehörten Absage „ich habe leider keine Zeit“ kann so der Wind aus den Segeln genommen werden und mit einer charmanten aber nicht aufdringlichen Überredungskunst kann derjenige von einer sinnvollen Teilnahme doch noch überzeugt werden.
Kompetenz zeigen
Ohne einen Informationsoverkill zu betreiben und oberlehrerhaft zu wirken sollte in einer der Präsentationsunterlagen die Kompetenz und fachliche Qualifikation eingebaut werden: Dies kann über Qualitätssicherungszertifikat, Studienergebnisse und Expertenmeinungen. Auch Referenzen festigen darin das Vertrauen. Fallbeispiele und Musteranwendungen gehören natürlich ebenso dazu.
K.I.S.S.-Methode
Generell gilt als Vorbereitung für eine Präsentation: komplexe Zusammenhänge sollen einfach erläutert werden oder strikt nach der K.I.S.S.-Methode , ausgesprochen: „Keep It Short And Simply“ oder übersetzt: „Halten Sie es kurz und einfach“ vorgegangen werden. Übrigens dieses Verfahren wird sogar bei SECURITAS, einem Sicherheitskonzern, in Seminaren gelehrt!
Körper-Modell
Prinzipiell kann für einen runden Vortrag, bei dem auch nichts vergessen wird, mit dem „Körper-Modell“ , wie etwa bei der Firma ZEPTER für Gesundheitsberater-Präsentationstrainings, gearbeitet werden: Jedes wichtige Körperteil stellt ein wichtiges Kapitel dar, etwa der linke Arm „erinnert“ an eine Präsentation über wichtige Kennzahlen des Unternehmens.
Weitere wichtige Präsentationsunterlagen
Weitere wichtige Präsentationsunterlagen, die gleich eingangs erwähnt werden sollten, sind: Ablauf mit vorgeschlagenen Pausen der Teilnehmer, Voraussetzungen für Teilnahme wie Lebensfreude oder Interesse an schönen Dingen, Kennenlernen und Erwartungen mit folgenden Fragen an die Teilnehmer: Was erwarten Sie von diesem Vortrag, was erwarten Sie vom Vortragenden? Was sind Sie nicht bereit in diesem Vortrag zu tun? Dann können entsprechende Muster ausgewählt werden. Diese Proben, die durch die Reihen gegeben werden, lockern die Präsentation nicht nur auf, sondern sie sind etwas zum „Anfassen“. Eine Präsentationsunterlage sollte auch verdeutlichen: „ Redezeit einhalten: Wer stoppt den Vortragenden?“ Eine weitere soll die Spielregeln während der Präsentation zeigen, etwa Handyverbot. Die Abschluss-Präsentationsunterlage soll den Satz „wir danken für Ihre Aufmerksamkeit“ und die Koordinaten des Verfassers enthalten.
Übung
Natürlich kann auch eine Präsentation eingeübt werden, so lockert sich auch ein Hochleistungssportler vor dem großen Tag auf und Zufälligkeiten und „spontane Einwendungen eines immer klugen und besserwissenden Teilnehmers“ können einem dann nicht so leicht aus der Bahn werfen. Als Kritiker kann die / der Lebenspartner/in ausgewählt werden, um gleichzeitig scharfe aber konstruktive Kritik zu erhalten. So soll die Präsentation mit einer kräftigen aber gleichzeitig ruhigen Stimme vorgetragen werden. Klare und deutliche Aussprache lassen die Teilnehmer die Präsentation bis zum Schluss mitverfolgen, aber keine nasse Aussprache wählen: die Zuhörer in der ersten Reihe danken es einem, denn sie brauchen keinen Regenschirm aufspannen.
Was kann ich falsch machen?
Und so kann beim diesem Üben auch überlegen: was kann ich falsch machen? Ich präsentiere nicht mich. Ich leiere den Text herunter. Ich lasse niemanden zu Wort kommen. Ich wirke belehrend. Ich werte das Produkt durch Gesten ab. Ich gehe nicht auf die Fragen ein. Dabei können folgende bewährte Tipps für die Präsentation mitgegeben werden: Offene Fragen formulieren, das sind alle Fragen, die mit einem „W“ beginnen, Kontrollfragen wie „Habe ich Sie richtig verstanden, ... stellen, wertfreie Fragen artikulieren und keine Wertungen der Bewunderung vornehmen wie etwa Wertung: „Das ist toll!“, Bewunderung: „Ich finde das toll!“ oder Wertungen als Experte des Themas stellen. Dazu sollen auch folgende Tipps beachtet werden: Zuwendung als „Ich-Botschaften“ verpacken; kompetent, konkret und selbstbewusst vortragen; Detailkenntnisse in der an die Präsentation anschließenden Fragerunde einbringen; fesselnd und intensiv seien; abholen von Zustimmung während der Präsentation, so oft es geht; Einwände durch systematisch-aufbereitete Argumentationsliste vorwegnehmen und der ganze Stolz der Tätigkeit gehört vermittelt.
Kopieren
Nicht zu unterschätzen ist die Zeit, die für den letzten Punkt vor der Präsentation benötigt wird: Tisch-Unterlagen wie Handouts sollen kopiert und für jeden Teilnehmer ansprechend aufbereitet werden.
Die Präsentation: Unmittelbar davor
Schon vor Vortrag gehört alles aufgebaut und eingestellt. Denn so kann die Stimmung aufgelockert werden oder unleserliche Projektionen werden unterbunden.
Die Fenster des Vortragsraumes gehören, wenn möglich, geöffnet, um Frischluft hereinzuholen. Denn ein gut mit Sauerstoff versorgtes Gehirn kann leichter die Präsentation verfolgen.
Und weiters die Grundlagen der Präsentation beachten, wie geputzte Schuhe, Hemd in Hose stecken, gereinigte Fingernägel und Hände nicht in die Hosentaschen geben.
Jeder Teilnehmer Platz wird attraktiv gestaltet: Handouts, Block, Kuli, Namensschilder, Energieriegel und sonstige Unterlagen wie Imagebroschüren werden ausgeteilt. Übrigens Blättern in Unterlagen wirkt störend auf Referenten und sollte daher vermieden werden.
Natürlich gehört der Veranstaltungsort ordentlich ausgeschildert, denn nichts ist nerviger, wenn Sie wegen fehlenden Orientierungstafeln den Veranstaltungsort erst suchen müssen, wo er ist und so abgehetzt zur Präsentation erscheint.
Dazu zählt auch, dass man genügende Gratis-Parkplätze reserviert.
Die Präsentation im engeren Sinn
Neben einem Willkommens-Gruß und einem kurzen CV der eigenen Person mit Betonung der dafür mitgebrachten Qualifikationen sollen die Teilnehmer ihre „Sorgen bei der Garderobe lassen“ und sich auf die Präsentation freuen.Zur Einstimmung auf eine mitreißende Präsentation sollte der Referent mit den Zuhörern eine Synchronisation durchführen: Reflexion der Charaktere und Stimmungsbilder der Teilnehmer sollten so im Einklang sein und Harmonie und keine Aggressivität herrschen.
Die Spielregeln, wie oben erwähnt, können mit Kreativitätstechniken etwa durch ein nicht bewertendes Brainstorming auf einem Flipchart gemeinsam erarbeitet werden.
Vertrauen kann durch herzliche Worte und Information aufgebaut werden: Wenn die Teilnehmer sitzen, wobei auch die ersten Reihen aufgefüllt werden sollen und alle gut sehen und hören sollen, holen wir die erste Zustimmung ein.
Während des Vortrages sollen auch die Zuhörer „abgeholt“ werden; Fragen sollen gestellt werden; Teilnehmer sollen im Blickwinkel fixiert werden: etwa Kopf nickend, Bestätigung abholen und fest in die Augen schauen. Körpersprachliche Signale beachten, Einwandvorwegnahme, Begeisterung vermitteln, alle miteinbeziehen und zu Fragen ermuntern So soll die Präsentation fesseln. Dazu zählt auch eine maßvolle Gestik verwenden und bei der Präsentation nicht „wandern“: Festen Stand suchen und nichts verdecken: So soll nicht der Rücken den Zuhörern zugewandt sein. Auch möglichst wenig Fremd- und Fachwörter aus der Branche sollen erwähnt werden, wenn sie
unvermeidlich sind, sollten sie gleich erklärt werden. Das gilt natürlich nicht für Fachvorträge!
Und weil’s gerade passt: Ein kleiner „Sidestep“ zur Kommunikation: Wörter. Tonfall, Körpersprache sollten gut gewählt werden. Den Kopf größer machend bedeutet Imponiergehabe und fördert keine Harmonie, so soll diese Gestik vermieden werden. Wohl sollten offene Handflächen gezeigt werden, denn sie bedeuten: „Ich habe nichts zu verbergen!“ Abrufen vorhandenerer Details können durch Rollen der Augen nach oben gezeigt werden; auch die Kommunikation soll vereinfacht werden: „Ich meine, ääh ..., denkbar wäre...“ und andere Füllsätze ohne Mehrwert für den Zuhörer sollten tunlichst vermieden werden
Utensilien einer Präsentation
Die Utensilien einer perfekten Präsentation sind daher: Overheadprojektor ; und wieder im Kommen ein stabiles und rollbares Flipchart , Laptop oder USB-Stick mit übertragener PowerPoint Präsentation und Video-Beamter , Dias und Dia-Projektor ; Moderationsmaterial, am besten aufgeräumt und professionellsten in einem Moderationskoffer etwa mit Karten und Stecknadeln. So vergisst man auch nicht Scher und Kreppband. Ein Zeigestab oder Laserpointer sollte natürlich auch nicht fehlen.. Prospektsysteme sollten auch mitgenommen werden. Und eine Moderationswand oder Multiboard sollte auch nicht fehlen. Infosysteme und Infoständer bzw. Infodisplays gehören strategisch gut positioniert:
Power Point Folien
Noch kurz zurück zu Power Point Folien und ihren Basics: Folien sollten nicht voll geschrieben werden: 2-3 Merksätze pro Folie genügen. Auch Schriften und Layout sollten nicht ständig gewechselt werden. Allzu bunte Folien lenken nur vom eigentlichen Kernthema ab und Animationen sowie „blinkende“ Folien wirken nicht nur überfrachtet, so sinkt auch die Aufmerksamkeit unter den Teilnehmern.
Erfolgsstrategien für eine gelungene Präsentation
Mit diesen kurzen Anmerkungen zu Phasen eins und zwei bringen sie leicht jede Präsentation auf Vordermann und faszinieren so die Zuhörer. Phasen drei und vier haben keinen direkten Einfluss auf eine Präsentation und werden daher nicht weiter erwähnt.
Präsentationsmappe, Kundenordner, Firmenordner und Firmenmappen
Die perfekte Ausstattung für einen Vertriebler! Außendienstmitarbeiter oder umgangssprachlich "Vertriebler" repräsentieren mit ihrem Auftreten das Unternehmen. Freundlichkeit, Pünktlichkeit und ausgezeichnetes Fachwissen sind gute Voraussetzungen für erfolgreiche Gespräche mit Geschäftspartnern. Eine gründliche Vorbereitung zählt jedoch genau so dazu. Firmenordner bieten Platz für alle notwendigen Unterlagen.
Für repräsentative Zwecke sind die Mappen mit dem Logo und dem Slogan des Unternehmens von Vorteil. Sofort erkennt Ihr Gegenüber, mit welchem Unternehmen er es zu tun hat. Die Mappen sind in Ihrer Ausstattung unterschiedlich eingerichtet. Firmenordner aus Leder oder anderen hochwertigen Materialien bringen das Logo gut zur Geltung. Im Inneren unterschieden sich die Mappen. Einfache Präsentationsmappen bieten Platz für Visitenkarte, Stift, Produktunterlagen und einem Geschäftsblock für Notizen. Sie haben alles sofort zur Verfügung und können ohne Unterbrechungen Ihr Kundengespräch führen.
Moderator werden: richtige Ausstattung für eine Moderation
Moderationsbedarf für den Moderator
Als Moderator brauche ich eine gute Ausstattung, um eine gute Moderation zu führen oder eine Präsentation oder sonstige Veranstaltung zu moderieren. Mein Auftritt muss perfekt sein, denn ich führe es vor einem großen Publikum vor. Die Gäste erwarten von mir einen guten Auftritt und dann wird dieser Auftritt womöglich auch noch im Fernsehen oder Internet ausgestrahlt.
Für eine Moderation auf einer Messe benötige ich eine Leinwand und viele verschiedenen farbigen Stiften. Die Stifte passen gut in einen kleinen oder etwas größeren Koffer. Die Moderatorenkoffer gibt es in verschiedenen Ausführungen. Er ist einfach perfekt für eine gute Moderation. Es wird auch verschiedenes Zubehör mitgeliefert.
Es gibt viele verschiedene Leinwände und Stifte zu attraktiven Preisen an. Es gibt Leinwände in verschiedenen Formen. Ich erhalte klappbare Pinnwände für einen guten Auftritt oder Wand Pinnwände für eine gute Moderation. Aber auch viele andere Artikel werden mir für die Moderation angeboten. Für eine Moderation werden auch immer verschiedene Pappkarten benötigt. Auf einigen notiere ich mir Merksätze oder Beispiele um meine Moderation perfekt vorzuführen. So kann ich während der Moderation immer mal wieder auf ein Kärtchen schauen wenn mir etwas entfallen ist was ich noch aussprechen wollte. Es gibt so viele verschiedene Pappkarten in allen Farben und verschiedenen Formen an.
Das Unternehmen bietet mir auch verschiedene Restposten an Moderationsbedarf. Dort kann ich günstige Moderationsartikel für meinen Auftritt erhalten. Zu den Restposten gehören immer wieder neue attraktive Artikel für eine Moderation. Es werden auch immer Moderatorenkoffer angeboten mit verschiedenen Zubehör.
Die perfekte Ausstattung allein macht natürlich noch keinen guten Moderator - aber ohne eine anständige Grundausstattung ist ein professionelles Moderieren nicht so leicht.